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Description

Atolia est un service de gestion de projet de groupe, comme Microsoft Teams ou Slack, qui propose plusieurs outils bien pratiques qui séduiront les professionnels habitués au travail à distance, et même les autres.

Contrairement à ses concurrents directs, Atolia a l'intérêt majeur d'avoir été créé en France, par une entreprise française, et d'avoir ses serveurs en France. Donc côté protection des données c'est la loi française qui s'applique, aucun souci donc pour le respect, notamment, du RGPD.

Quelles sont les fonctionnalités d'Atolia ?

Atolia possède 5 outils principaux qui permettront aux utilisateurs de gérer leurs dossiers seuls ou en groupe (c'est l’intérêt) : une messagerie, un agenda, une gestion de projet, un partage de fichiers et un outil de visioconférence.

La messagerie

Nous parlons ici de messagerie dite instantanée, pas de gestion des e-mails. Le but d'Atolia étant que chaque personne du groupe puisse communiquer facilement et rapidement avec les autres sans réaliser un échange d'e-mails interminable.

C'est comme si vous utilisiez Whatsapp, ou Hangouts. Mais sans avoir besoin de quitter votre application de gestion de projet, tout est au même endroit. La messagerie permet d'ailleurs de créer des groupes de discussion au sein d'un même projet (idéal lorsque les tâches sont séparées). Vous pourrez également, bien entendu, échanger en privé avec une autre personne du groupe. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages des groupes de discussion auxquels ils ne sont pas inclus.

Un système de recherche dans les messages vous permet de retrouver un moment précis d'une discussion grâce à des mots clés. Tous les échanges sont sauvegardés, vous pouvez ainsi retrouver des portions de conversations anciennes aussi bien que des nouvelles.

A noter : Atolia permet également d'envoyer des invitations à des tiers externes n'ayant pas de compte Atolia, pour qu'ils puissent participer aux discussions d'un groupe (idéal pour intégrer le client à des réflexions sur le projet en cours).

Dans les fonctionnalités spécifiques de type messagerie notons la possibilité d'utiliser des émoticônes, de faire des mentions de personnes (elles seront alors prévenues qu'elles ont été nommées), de faire des commentaires, d'avoir des confirmations de lecture, etc.

L'agenda partagé

Atolia vous propose d'utiliser un agenda d'équipe où tous les participants pourront voir les événements planifiés et y répondre. C'est comme si vous utilisiez Google Agenda, mais l'agenda ici est inclus directement dans vos outils de gestion, pas besoin d'avoir une application séparée.

Vous pourrez créer autant d'agendas que vous le souhaitez et les partager avec qui vous voulez dans le groupe, chaque agenda peut avoir une couleur différente. A noter que seules les personnes avec qui l'agenda est partagé ont accès aux informations qu'il contient. Vous pourrez même partager l'agenda en externe par e-mail.

L'agenda prend en charge la création de récurrence pour les événements, gérer des rappels et notifications,etc. Atolia permet d'exporter et importer des agendas à partir des plateformes connues : Google Agenda, Outlook, iCal, etc, et intégrer des données au format ICS.

La gestion de projets

Vous pouvez gérer tous les projets de votre entreprise et crée des groupes d'utilisateurs pour chacun. Atolia vous permet de créer autant d'étapes que nécessaire pour chacun de vos projets. Les tâches sont présentées sous forme de listes, vous pouvez créer autant de liste que vous le désirez (par thématique, par objectifs, etc.). Chacun pourra voir l'évolution du projet en repérant les tâches qui ont été validée lorsque terminées.

Pour chaque tâche vous pourrez déterminer une date limite, la liste des collaborateurs qui s'en occupent, une description, et même une liste de sous-tâches. A noter la possibilité d'ajouter des pièces jointes à chaque tâche.

Parfois le nombre de tâches peut paraître rébarbatif, pour arranger cela Atolia vous permet d'appliquer des filtres d'organisation, notamment des étiquettes de couleur. Il est même possible de les afficher sous forme d'un diagramme de Gantt.

Le partage de documents

Atolia a simplifié au maximum le partage de document, sur ordinateur un simple glisser-déposer vous permettra d'envoyer le document voulu. Vous pouvez partager des documents via la messagerie, dans les événements de l'agenda ou dans les tâches de la gestion de projet. Les documents supportés sont Word, Excel, PowerPoint, PDF, PNG et JPEG.

Les documents partagés peuvent être organisés, comme sur un ordinateur, grâce à la création de dossiers et sous-dossiers. Il vous sera également possible de réaliser une recherche pour trouver le document voulu. A partir de l'arborescence de dossiers, vous pourrez même télécharger directement un dossier complet au format ZIP (archive compressée).

Vous utiliser Dropbox ou Google DriveAtolia vous permet de synchroniser vos dossiers et de sauvegarder automatiquement les fichiers.

La visioconférence

Atolia vous permet de communiquer facilement avec vos collaborateurs grâce à son système de visioconférence. Notez que la visioconférence peut également être lancée directement depuis l'outil de messagerie instantanée. L'outil de visioconférence permet le partage d'écran (indispensable pour toute réunion d'équipe).

Vous pourrez facilement partager un lien pour que des tiers puissent rejoindre votre visioconférence en cours. La visioconférence est accessible depuis n'importe quel navigateur sans avoir besoin d'installer un logiciel supplémentaire (contrairement à zoom). Et pour ceux qui utilisent l'application mobile d'Atolia, la visioconférence s'ouvre directement dans l'appli.

En conclusion

Une alternative française très intéressante pour gérer les projets d'entreprise. A noter que le service est payant, trois offres différentes existent en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise.

Spécifications

Play Store (17 votes)
App Store (14 votes)
Version 2.29
Dernière mise à jour 6 août 2020
Licence Licence Commerciale
Téléchargements 1 (30 derniers jours)
Auteur Atolia - Scoledge
Systèmes d'exploitation Windows, macOS, Service en ligne Tous navigateurs Internet, Android, iOS iPhone / iPad
Catégorie Communication

Captures d'écran

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